Auditmanagement

Ein effizientes Auditmanagement ist einer der Eckpfeiler im Qualitätsmanagement. Nur wenn Auditaufwände im beherrschbaren Rahmen bleiben, können sich die versprochenen und erhofften positiven Effekte schnell einstellen. Ebenso ist ein gutes Auditmanagement auch für die allgemeine Akzeptanz aller QM-Maßnahmen im Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Der Softwareunterstützung kommt hierbei heute die entscheidende Rolle zu. Nur wenn alle Phasen von Audits, von der Planung, über die Durchführung, bis hin zur Nachbearbeitung, möglichst einfach und effektiv behandelbar sind, kann man das Maximum aus ihnen herausholen. Gerade in technisch anspruchsvollen und umfangreichen Aufgabengebieten (Automobilindustrie, Maschinenbau, Pharmatechnik) sowie in besonders kritischen Branchen (Datenschutz, Gesundheitswesen, Alten- und Krankenpflege) ist ein softwaregestütztes Auditmanagement heute einfach unerlässlich.

Würde man zunächst vermuten, dass eine Auditmanagement Software die Anwender vor allem von organisatorischen Aufgaben entlasten soll, so ist dies heute nicht mehr ganz korrekt. Reine Planungs- und Durchführungsaufgaben ließen sich auch früher schon mehr oder weniger gut mit vorhandenen Tools ohne explizite QM-Spezialisierung abbilden. Der immer stärkere Trend zu Remote-Methoden während und nach der Corona-Krise, bieten aber gerade vollständig integrierten und digitalisierten Prozessen die Chance ihre Stärken ins Spiel zu bringen.

Zu den zeitaufwändigsten Aufgaben im Auditprozess gehört nach wie vor die Nachbearbeitung, hier vor allem die Themen Dokumentation, Archivierung und Vorbereitung von Folgeaudits oder Rezertifizierungen. Durch ihren rein digitalen Ansatz bieten Remote Audit Lösungen hier wirklich große Potentiale zur Senkung von Aufwänden im Auditmanagement.

Integriertes Auditmanagement spart Kosten

Neben den aufwandstechnisch und auch qualitativ optimierten Auditplanungen und -durchführungen sind es vor allem die integrierten Dokumentationsfunktionen, die sich beim beim Auditmanagement mit Remote-Techniken als wahre Kostensenker erweisen können. Je nach dem gewählten Automatisierungsgrad, welcher stark von der Struktur der gegebenen Prozesse abhängig ist, reduzieren sie den Nachbearbeitungsaufwand nach Audits und Zertifizierungen in erheblicher Art und Weise. Dokumentation und Archivierung können einfacher und präziser erfolgen. Die Fehleranfälligkeit wird stark reduziert, wenn der "menschliche Faktor" in den Hintergrund tritt. Die Vorbereitung von Folgeaudits kann aufgrund der (bestenfalls) vollständigen Automatisierung viel einfacher geplant und durchgeführt werden.

Eingesparte Zeiten und Aufwände können somit voll in die weitere Verbesserung der eigenen Qualität fließen. Ein wesentlicher Schwerpunkt kann hierbei der Einbezug von Spezialisten sein, die evtl. für den Auditprozess nur dediziert benötigt werden. Mit Hilfe einer unterstützenden Auditmanagement-Softwarelösung können solche Experten genau dann helfen, wenn sie auch benötigt werden. Reisekosten, Verpflegung, Leerlaufzeiten zwischen Terminen und viele weitere indirekte Aufwände fallen damit komplett weg.

Vorteile eines integrierten Auditmanagements

Gute Software-Lösungen für das Auditmanagement erlauben nicht nur die flexible Festlegung von Prüfbereichen und -einheiten sondern helfen auch bei der Organisation der zugehörigen Workflows im Auditprozess selbst. Alle beteiligten Personen effizient in die Audits und nachgelagerte Prozesse einzubinden, kann durch zielgruppenorientierte Verwaltung stark vereinfacht werden. Die Software kann automatisch Kalender und Verfügbarkeiten prüfen und abgleichen, benötigte Ressourcen belegen und aufgrund vergangener Planungen schon Rahmen für kommende Audits anbieten.

Audits bleiben in der Praxis zwar fast nie ganz statisch, aber natürlich festigt sich ein Rahmen mit immer mehr gleichbleibenden Aufgaben je mehr Audits man bereits durchgeführt hat. Integriertes Auditmanagement schafft hier eine möglichst optimale Verbindung aus Bewährtem, notwendigen Änderungen und erforderlichen Individualisierungen.

Die große Stärke von intergierten Auditmanagement-Lösungen liegt in der Berichterstellung und der Dokumentation. Alle Daten, die während der Auditdurchführung automatisch oder manuell erfasst wurden (Foto, Audio, Video, Messwerte,...), können somit teilweise oder sogar vollständig automatisiert in die notwendige Dokumentation mit einfließen. Je besser eine Software diese Punkte automatisieren kann, desto effizienter können Audits letztendlich durchgeführt und werden. Bei Folgeaudits oder bei der Vorbereitung auf Rezertifizierungen machen sich dann diese Zeit- und Kosteneinsparungen am deutlichsten bemerkbar.

iVision® Auditmanagement

iVision® ist eine Audit- und Auditmanagement-Lösung, welche die Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von Audits auf eine neue Grundlage stellt. Nicht nur erlaubt sie die effektive Organisation und Dokumentation von internen und externen Audits, sondern sie ist insbesondere auch eine der ersten Anwendungen weltweit, die speziell auf den zukünftig immer wichtiger werdenden Markt der Remote Audits ausgelegt und optimiert ist. Dem Zwang zu weiteren Kosteneinsparungen in bereits durchgehend optimierten Branchen (z.B. Maschinenbau, Automobilindustrie,...), aber auch zu mehr ökologischer Verantwortung, kann bereits heute mit Hilfe von Datenbrillen (Smart glasses) hervorragend begegnet werden. Remote Audits helfen langfristig dabei Kosten (vor allem Reisekosten und externe Beratungskosten) aber auch damit einhergehende Emissionen deutlich zu reduzieren - und dies bei gleichbleibender oder sogar verbesserter Qualität. Remote Audits sind schon heute gelebte Nachhaltigkeit im Qualitätsmanagement.

iVision® ist eine modulare Softwareplattform, die diesen Technologiesprung bereits berücksichtig und Audits mit räumlich getrennten Beteiligten optimal unterstützt. Die Software ist flexibel genug, um auf alle aktuellen Normen angewendet werden zu können und dabei auch individuelle Anforderungen oder den Anschluss an bestehende Soft- und Hardwarelandschaften zu gewährleisten. iVision® wird in Deutschland entwickelt und betrieben und erfüllt alle Datenschutzrechtlichen Anforderungen.

iVision® ist eine Marke der PeRoBa Qualitätsmanagement GmbH München. Gerne zeigen wir Ihnen persönlich, wie Sie mit iVision® Ihr Auditmanagement vereinfachen und Ihr Qualitätsmanagement auf eine zukunftsorientierte Basis stellen. Rufen Sie uns an.